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今天我们拿使用率最高的三件套——Word、Excel、PowerPoint开刀,聊一聊快捷键。
n: u k; A% _( r6 D. N% _当然,并不是Office快捷键汇总,这里有官方提供的详细列表。我们希望带给用户有价值的干货而不是无用的记忆负担,所以挑了一些容易被忽略但能有效提升工作效率的快捷键,有些是官方也没有列出来的,跟大家分享一下。原则上尽量选择很多用户会用到功能,但比较少用户知道有快捷键,的快捷键。
) H$ _8 _, d7 j+ l9 f* ^$ m写在前面,看了不吃亏( b5 n. B3 I0 N S1 c
1、本文将包含快捷键、组合键、功能键、导航键及按键和鼠标的配合操作,正文中不再做区分说明。
/ S. V t; W/ m* c p3 R* U/ O( B2、快捷键又叫热键,顾名思义就是通过某些按键的组合快捷地实现某个/些功能;: e- M. _7 V; x+ z; j4 i
3、小编给功能键的定义是,非输入键即为功能键,包括F1-F12、ESC、Insert等;
# C* }5 c, }7 o( n; [3 ^! W$ a4、相较于快捷键同时按下多个按键的操作,导航键往往需要分次按下不同按键,实现不同层级菜单下的命令,通常需要用到Alt键;4 N8 c* a3 e8 c+ v- h* w& T' v+ u
5、使用快捷键的意义在于减少鼠标的移动距离和点按次数,或减少双手在键盘和鼠标之间切换的次数,需要一定的记忆成本,但可以极大地提高效率。4 o- i; W- G+ U: B g
6、某些功能有多于一个/组快捷键,某些快捷键在不同软件中对应不同功能;
: R" D1 ~0 u6 h: r3 S' Z/ x# `7、大部分快捷键实现的功能都是鼠标“点一两下”可以完成的,快捷键更适合持续输入时使用。
& @3 V' a) E: e7 u9 G( z9 S8、部分功能需要2013版以上。% s" ^: S8 A& {
9、键盘宏不在本次讨论之内。
( ]6 y& q# q/ M10、macOS键盘中Command ⌘、Option/Alt ⌥、Shift ⇧分别对应Windows键盘中Ctrl、Alt、Shift。2 ]. L( |: i1 l2 Q7 s, l
先看一些通用的) }6 R5 a4 K5 C; U" D
众所周知,快捷键的江湖中人气最高的莫过于“三键客”——Ctrl、Shift、Alt。
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和这三个键有关的快捷键在所有快捷键中占比多少小编不敢断言,但大多数键盘都标配两套的待遇,足见其和大部分按键都需要有配合。6 x: }- |+ F1 V' O; J
由于Word、Excel、PowerPoint软件核心功能的差异性,同一快捷键在不同软件中往往有不同的作用,但得益于都是微软亲生的,与文档类型无关的功能,可以共用一套快捷键。2 N$ i# n% ?8 q% D
Ctrl + S - 保存6 W0 x y- M1 ]* o
都非常熟悉了对吧,Ctrl + A/B/U/I/E/R/L/Z/Y都可以不提,但Ctrl + S有事没事按两下绝对是个好习惯(没有嵌入字体的话),小编就得了“稍微有点改动就按Ctrl + S”的绝症,比自动保存到本地和云端还要靠谱。& q3 l8 W6 a$ o& U6 S2 m) y4 v' |
F12 – 另存为
+ [. o! I+ y& p3 K( B( V/ g说完保存,另存为也提一下,对一些用户来说可能使用率并不是那么高,但别忘了可以另存为PDF呀。
3 u2 u x9 _3 S) b3 Y( H/ j. w; i% |. ^Shift + F10 – 光标处或选中区域上下文键(鼠标右击)8 w7 D3 ^6 V) i5 w
我们说过快捷键的作用之一就是减少鼠标操作,也就是需要替代鼠标一部分操作,右击就是其中之一。并不是所有键盘都有上下文键,一般长这样▼,在右Alt和右Ctrl键之间,作用是打开上下文菜单(右击菜单)。没有上下文键还不想碰鼠标时,Shift + F10就是完美的替代方案。
# Z V& U0 Z* D* @! H4 T6 e% I! h
N" z5 ~! K% oCtrl + Shift + C、Ctrl + Shift + V – 格式刷
6 }$ w/ E& b. I0 G格式刷肯定都用过,快捷键的好处就是,想要刷多次,直接定位或选中内容,Ctrl + Shift + VVVVV就好了。
6 k9 ]( n. B1 X/ A. K9 G, VF4 – 重复上一步操作
6 o6 E# e5 T- D! B! l0 sAlt + F4大家都知道是从当前窗口退出,而只剩下一个F4键时,功能更强大。可以重复的操作包括但不限于输入、删除、复制、格式刷等,三件套中都适用。7 s/ k* R0 v; S
; H2 F" p$ F# x1 c6 _, [
格式刷▲' M5 d$ n+ v5 N8 [; | g9 Q+ D
( m4 B0 l4 i. u$ b3 A }
连续输入▲
, E5 c3 f* T& [6 g9 E. n5 zAlt导航键 + 快速访问工具栏/无快捷键功能/宏 – 导航键( h$ m8 {, _8 \, C5 [% s* |( ^
这次去掉F4,Alt键的功能更值得我们多花一些篇幅。在三大件(以及几乎所有Windows原生)窗口中,按一下Alt键,功能区的选项卡周围会显示不同的大写字母,快速访问工具栏周围会显示数字,按下相应的按键,就可以进入选项卡或执行快速访问工具栏的功能。进入选项卡后,每个功能按键周围又会显示大写祖母或字母组合,按下执行功能或进入下一级菜单。; c8 I$ L$ ]) G1 ~
, O1 ~/ i* q8 [1 W: s5 F% r& N如果记住了某个选项卡对应的字母,比如“设计”对应的G,就可以同时按Alt + G快速实现。+ d$ z6 Y" ]/ L0 N
以及,常用却没有快捷键的功能,比如Word中的“编号”、Excel中的“冻结窗格”、PowerPoint中的“对齐”“选择窗格”等,或编写/录制的宏,可以将其添加到快速访问工具栏,配合Alt +数字快速调用。; t2 D; j( x- h! q2 `9 E3 |
这次先看到这里,下一期我们分享一些每个软件中可以体现特色的快捷键,很快很快就会跟大家见面。 |